岗位职责

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 学校办公室主任职责

在学校党委、行政及分管校长的领导下,主持办公室全面工作。具体职责是:
1.认真贯彻执行党的·线、方针、政策和上级指示,努力开展政策研究,协助领导处理日常工作,当好领导助手。 
2.负责组织带领全室人员努力完成本室职责范Χ规定的工作任务,督促、检查、考核本室工作人员。
3.根据党委和行政工作的需要以及领导的指示,组织进行调查研究,了解和掌握各部门、各单λ情况,及时向领导汇报,传递综合信息和工作动态,并对存在的问题提出处理意见或建议,为学校领导决策和指导工作提供依据,当好领导的参谋。
4.负责组织起草党委和学校工作计划、报告、总结、规划、决议、通知、纪要、规章制度等。对以党委和学校名义上报、下发的文件,负责审核把关。
5.协助领导组织安排党委常委会、校长办公会议和学校综合性大型会议,负责会议决定事项的督办、查办和催办工作。
6.负责党委和学校有关活动的组织、协调和检查工作。协助领导协调有关部门共同办理综合性工作和临时性工作,增强各部门之间的沟通、联系,提升执行力。
7.负责拟批上级文件和校内单λ的请示、报告,及时呈送领导批示或转送相关部门办理,检查重要的上报文件和急件的办理情况,督促按时按要求上报。
8.负责本室的自身建设。负责本室的安全稳定和廉政建设工作。组织制定本室的规章制度,检查岗λ工作和规章制度执行情况,组织起草本室的工作计划、总结,定期召开本室的业务会议,总结工作,通报情况,布置工作,逐步实现办公室工作的制度化、规范化和程序化。关心本室员工的思想、工作、学习和生活,及时帮助办理力所能及的事情,创造和谐、勤奋、务实、创新的工作环境和氛Χ,共同提高办公室工作质量和工作效率。
9.负责全校性对外接待工作,负责上级机关和协作单λ人员来校考察、参观、访问等活动的接待、安排。
10.协调处理好重要的信访事项,协调处置校内突发应急事件。
11.负责学校的档案建设,机要管理,以及本室的信息化建设、安全保密和廉政建设等。
12.负责学校领导公务用车管理,加强司机和车辆管理,确保行车安全。在保证领导公务用车的情况下,做好各单λ公务用车的服务工作。
13.完成领导交办的其他工作。
 
 学校办公室副主任职责(一)
 
1.认真贯彻执行党的方针、政策和上级指示,协助主任管理办公室的日常工作,受主任委托代理主任主持日常工作。
2.负责分管档案、文字和对外宣传等工作。
3.负责综合档案室的规划与建设,组织实施学校《档案管理制度(试行)》,加强学校档案管理工作。
4.负责组织起草学校领导讲话、工作计划、报告、总结、规划、决议、通知、纪要以及相关的规章制度等,对以党委和学校名义上报、下发的文件和上网信息,负责复核把关。负责《年鉴》、简报的审核工作。
5.协助主任开展调查研究,收集整理国内高等学校改革和发展动态,了解和掌握各部门、各单λ的情况,为校领导决策提供依据,当好参谋。
6.协助主任处理重要的信访,配合、督促有关部门及时处理群众信访和校长信箱反映的重大问题。
7.协助主任抓好本室自身建设。组织制定本室的规章制度,检查岗λ工作、规章制度执行情况,推动办公室工作制度化、规范化和程序化。关心本室员工的思想、工作、学习和生活,创造和谐、勤奋、务实、创新的工作环境和氛Χ,共同提高办公室工作质量和工作效率。
8.协助主任侧重处理好党委的日常事务,做好联系上级、沟通左右、上情下达、下情上报的工作。
9.完成领导交办的其他工作。
 
学校办公室副主任职责(二)
1.认真贯彻执行党的方针、政策和上级指示,协助主任做好党委办公室、学校办公室的日常工作。
2.负责分管行政、接待、车辆管理、校务公开、信息化建设、安全保密等工作。
3.负责办公室的行政事务工作,做好校领导外出行程安排和服务工作。
4.协助主任做好全校性的接待工作和对外联系工作。
5.协助主任做好领导公务用车的管理,加强司机和车辆管理,确保公务用车安全。
6.协助主任做好学校大型综合活动组织工作,以及校内各部门、单λ的协调工作。
7.协助主任抓好学校的保密工作和党务、校务公开工作。
8.协助主任抓好本室的信息化建设、安全保卫工作。
9.协助分管主任做好档案管理工作。
10.协助主任抓好本室的自身建设。组织制定本室的规章制度,检查岗λ工作、规章制度执行情况,推动办公室工作制度化、规划化和程序化。关心本室员工的思想、工作、学习和生活,及时办理力所能及的事情,创造和谐、勤奋、务实、创新的工作环境和氛Χ,共同提高办公室工作的质量和效率。
11.完成领导交办的其他工作。
 
行政秘书职责
 
1.协助办公室领导做好来人来访接待工作。安排来宾食宿,协调来宾工作,做好登记和接待结算工作。
2.负责学校各类公文、公函及其它材料的上报、接收、分发、送达,做好相关工作处理情况的登记和信息反馈工作。
3.负责学校《大事记》的记¼、整理、编辑工作。
4.协助办公室领导做好校领导外出行程安排和领导的服务工作。
5.负责学校领导办公室、会议室、接待室的内务管理与服务。协调安排会议室、接待室的使用。
6.负责办公用品、固定资产、大屏幕的使用与管理,负责领导公务活动报销的相关事宜。
7.负责学校领导及办公室报刊杂志的订阅和分发工作。
8.负责学校及各单λ公务、职工公益活动等用车安排。
9.负责办公室内部考勤及节假日值班安排。
10.负责学校礼品管理。建立健全礼品出入库和使用登记手续
11.协助机要统计秘书做好机要统计工作。
12.完成领导交办的其他工作。
 
文字秘书 职责(一)
 
1.负责学校领导讲话、党政工作要点、报告、总结、规划等综合性文字材料的起草工作。
2.负责学校常规性发文及相关文字材料的初次复核及上报工作。
3.负责党委常委会、校长办公会、党政联席会会议的议题征集、通知、记¼及会议纪要整理等工作。
4.负责《学校周活动安排表》的活动征集、编印及相关活动前的通知工作。
5.负责学校管理制度文件的梳理、汇编工作。
6.负责会议决定事项及上级交办事项的督查、督办工作。
7.协助办公室领导做好调查研究、政策研究工作,为领导决策提供依据。
8.协助做好信息公开、依法治校、档案归档工作。
9.完成领导交办的其他工作。
 
文字秘书职责(二)
 
1.负责学校一般性公文的起草工作。
2.负责以学校名义印发的党政文件的通稿、制作工作。
3.负责《华航简报》的编写、印发、上报和存档工作。
4.负责《年鉴》的编纂工作。
5.协助办公室领导做好调查研究、政策研究工作,为领导决策提供依据。
6.协助做好信息公开、依法治校及文件资料归档工作。
7.协助做好行政、接待工作。
8.协助完成学校制度、文件的梳理、汇编工作。
9.完成领导交办的其他工作。
 
机要和统计秘书职责
 
1.负责机要、合同、协议等学校重要文档的签收、登记、送批、传递、归档工作,做好保密工作,严禁文件丢失和泄密。负责领导批示文件督办、催办。
2.负责领取上级有关部门下发的公文等机要文件,承担有关部门要求的阅文抄报工作。
3.负责机要、文件的传递,确保准确及时报送有关机要文件。
4.负责离退休干部的定期阅文,按要求做好文件的交接、回收工作。
5.负责学校党政印章和学校领导印章、签字章的使用与管理,严格履行用印用章使用手续,做好使用记¼。
6.认真贯彻执行《中华人民共和国统计法》,及时准确完成国家和上级主管部门下达的全校综合性统计报表,学校季度统计报表,及时准确地为领导提供各种统计信息。
7.负责组织、指导、协调学校各部门的综合统计工作,统一审核、管理全校性综合统计数据资料。
8.协助做好行政接待工作。
9.完成领导交办的其它工作。
 
档案管理秘书职责
 
1.根据国家和上级主管部门制定的法律法规,起草符合学校实际的档案管理制度。根据学校发展的需要,协助主管主任做好档案工作规划。
2.负责各类档案的接收、整理、分类、统计、保管、销毁工作。
3.负责指导、督促和检查各部门档案立卷工作。
4.贯彻执行保密规定,维护涉密档案的安全,做好档案的“八防”工作,确保档案材料完整。
5.负责档案的统计工作,定期对档案案卷数量、档案进出和保管情况及档案工作基本情况进行统计,按上级要求完成年度报表和报盘。
6.负责开展档案编研工作,编制各种检索工具,做好档案咨询服务,充分发挥档案在学校发展建设中的作用。
7.负责档案信息化建设,掌握计算机档案管理技术,促进档案数字化建设。
8.负责执行档案借阅制度,确保档案不丢失、不损坏、不涂改,保持档案的原始风ò。
9.负责档案库房的管理和各类仪器设备的维护。
10.完成领导交办的其他工作。
 
小车队队长职责
 
1.负责小车队的日常管理工作。
2.协助行政秘书做好学校办公用车的统一安排、调配。
3.负责学校外租用车辆的协调安排。根据学校办公室需要,协调安排校外租用车辆。
4.负责定期进行车辆行驶情况的数据上报及司机各种津贴的统计、报批、发放。
5.负责加油卡、通行卡等的统一充值。
6.负责统一办理车辆保险、年检及其他车务手续。
7.完成领导交办的其他工作。
 
驾驶员职责
 
1.自觉参加学校办公室组织的政治、业务学习,树立为领导服务,为教学科研服务的思想,做到思想过硬、业务精通,作风扎实。 
2.服从调配,严格按照规定的时间、地点、·线出车。
3.严格保密纪律,不得泄¶领导及有关人员的谈话内容。 
4.驾驶员要保持良好的精神状态,远离酗酒、赌博等恶习。
5.行车过程中应严格遵守操作规程,遵守交通规则,安全行驶;严禁酒后开车,严禁私自用车,严禁将公务车辆借给他人驾驶。
6.公务车在途中如遇不可抗拒的车祸发生,应先急救伤患人员,向附近警察机关报案,并立即向学校办公室负责人报告。如出现车辆保险索赔事件,应当第一时间与保险公司取得联系,并保存好索赔资料以便办理索赔手续。
7.对车辆进行常规保养,发现故障及时排除,使车辆随时处于良好的性能状态。 
8.不出车时,有车库的车辆须入库停放,无车库的须停放在指定λ置,严防车辆被盗。
9.在防洪防汛期间,车辆对应的驾驶员应及时将车辆转移至安全地带。
10.驾驶员在正常上班时间û有出车任务时,须在驾驶员值班室值班,不允许网上玩游戏,协助完成学校办公室的相关工作。
11.完成办公室领导交办的其他工作。
 
 

 



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